2018年3月07日

  • 会議の資料には種類は2つあります。

    「報告資料」と「プレゼン資料」です。

    もちろん、会議では、

    決裁者からOKをもらうために、

    資料を作成するわけですが、

    一発OKが出る資料を作る人は、

    この2つの違いを正しく理解しています。

    その違いは決裁者が何を求めているかです。

    その決裁者が知りたいことは、

    「報告資料」で知りたいのは「結果」。

    「プレゼン資料」で知りたいのは「解決策」です。

    この違いがあるために、

    おのずと2つの資料には「構成」にも

    違いが現れてきます。

    報告資料の構成は、

    「計画」→「結果」

    が基本となります。

    資料の構成は、

    「問題点」→「解決策」

    が基本となります。

    私の仕事では、どちらかというと

    「プレゼン資料」を作成することが多いです。

    聴衆者をその気にさせて、実行してもらうことが多いです。

    私が作成時に心がけている

    「構成のポイント」を、もう少し詳しくいうと、

    次のようになります。

    前半の「問題点」で心がけていることは、

    決裁者にその問題点の重要性を認識させることです。

    つまり、「この問題、放っておくとヤバイ!」と思わせるのです。

    そのために次の3つの流れで説明します。

    「①そもそも何のために提案しているのか(目的の共有)」

    →「②なぜこの問題点に焦点を当てなければならないのか(問題点の特定)」

    →「③その問題点の原因は何か(原因の究明)」

    この順番で説明すれば、決裁者は危機感を持った状態で、

    次の「解決策の提案」をしっかり聞こうとします。

    では後半の「解決策」で心がけていることは、

    その解決策を実行すれば、

    「効果がどの程度見込めるか」

    「必ず実現できるという根拠」を

    決裁者にわかりやすく示すことです。

    そのために次の3つの流れで説明します。

    「④なぜ、この解決策が最適なのか(解決策)」

    →「⑤解決策の効果がいつまでに、どの程度出るのか(目標)」

    →「⑥スケジュール、体制、予算を提示し、実現できることを示す(計画)」

    この順番で説明すると、

    「よし!この企画でいこう!」

    となるのです。

    まとめると、

    ①ズバリ最終的に達成したいことを宣言し、

    ②悪化する現状を信用できるデータで示し、

    ③発生した「本当の原因」を示し、

    ④効果を実現できる解決策を示し、

    ⑤「期限」と「決めた指標に基づく目標値」を示し、

    ⑥「誰」が「どのような順番」で「何をするのか」等を示すのです。

    こんなことを心がけて、

    プレゼン資料を作成しています。

    この資料作成方法は、

    下地寛也氏の「一発OKが出る資料 簡単に作るコツ」から学ばせてもらいました。

    ぜひ、ご一読くださいね。

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