プレゼンの極意

会議の資料には種類は2つあります。

「報告資料」と「プレゼン資料」です。

もちろん、会議では、

決裁者からOKをもらうために、

資料を作成するわけですが、

一発OKが出る資料を作る人は、

この2つの違いを正しく理解しています。

その違いは決裁者が何を求めているかです。

その決裁者が知りたいことは、

「報告資料」で知りたいのは「結果」。

「プレゼン資料」で知りたいのは「解決策」です。

この違いがあるために、

おのずと2つの資料には「構成」にも

違いが現れてきます。

報告資料の構成は、

「計画」→「結果」

が基本となります。

資料の構成は、

「問題点」→「解決策」

が基本となります。

私の仕事では、どちらかというと

「プレゼン資料」を作成することが多いです。

聴衆者をその気にさせて、実行してもらうことが多いです。

私が作成時に心がけている

「構成のポイント」を、もう少し詳しくいうと、

次のようになります。

前半の「問題点」で心がけていることは、

決裁者にその問題点の重要性を認識させることです。

つまり、「この問題、放っておくとヤバイ!」と思わせるのです。

そのために次の3つの流れで説明します。

「①そもそも何のために提案しているのか(目的の共有)」

→「②なぜこの問題点に焦点を当てなければならないのか(問題点の特定)」

→「③その問題点の原因は何か(原因の究明)」

この順番で説明すれば、決裁者は危機感を持った状態で、

次の「解決策の提案」をしっかり聞こうとします。

では後半の「解決策」で心がけていることは、

その解決策を実行すれば、

「効果がどの程度見込めるか」

「必ず実現できるという根拠」を

決裁者にわかりやすく示すことです。

そのために次の3つの流れで説明します。

「④なぜ、この解決策が最適なのか(解決策)」

→「⑤解決策の効果がいつまでに、どの程度出るのか(目標)」

→「⑥スケジュール、体制、予算を提示し、実現できることを示す(計画)」

この順番で説明すると、

「よし!この企画でいこう!」

となるのです。

まとめると、

①ズバリ最終的に達成したいことを宣言し、

②悪化する現状を信用できるデータで示し、

③発生した「本当の原因」を示し、

④効果を実現できる解決策を示し、

⑤「期限」と「決めた指標に基づく目標値」を示し、

⑥「誰」が「どのような順番」で「何をするのか」等を示すのです。

こんなことを心がけて、

プレゼン資料を作成しています。

この資料作成方法は、

下地寛也氏の「一発OKが出る資料 簡単に作るコツ」から学ばせてもらいました。

ぜひ、ご一読くださいね。

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#資料作成

2018年3月7日

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